مهام متخصص خدمة العملاء

• فى حالة إستلام ورص التحويلات من الفروع البعيدة يقوم متخصص خدمة العملاء بإستلامها كطلبية عادية.
• لا ترص على الأرفف و لكن توضع فى الأماكن أو الأدراج المخصصة للمحجوزات.

أما عن عن عمل التحويلات يكون كالآتي:

وارد الفرع (نقص صنف مطلوب من الفرع)

1. عند نقص صنف مطلوب من الفرع يقوم متخصص خدمة العملاء بعمل مراجعة الستوك من على الـSAP.
2. إذا وجد الصنف فى أحد الفروع يقوم بالإتصال بالفرع للتأكد على وجود الصنف و حجزه وفى حالة الفروع البعيدة يتم عمل التحويل مباشرة.
3. يقوم متخصص خدمة العملاء بإبلاغ العميل بتوفير الصنف وبتحديد وقت وصوله.
4. إما أن يقوم العميل بدفع قيمة الصنف وأخذ إيصال إستلام نقدية أو يقوم بالدفع عند الإستلام.
5. يقوم متخصص خدمة العملاء بعمل إذن طلب تحويل موقع وتسليمة لفرد الأمن.
6. يقوم فرد الأمن بتسجيل الإذن أولاً فى الدفتر الخاص بالتحويلات ثم يقوم بتسليم الإذن إلى الديلفري.
7. يقوم فرد الدليفرى بالتوجه إلى الفرع الذى يوجد به الصنف الناقص ويقوم بتسليم إذن طلب التحويل إلى الفرع و إحضار الصنف الناقص مرفق معه إذن إضافة بالصنف و العودة إلى فرعه مرة أخرى.
8. يقوم الفرع بإستلام إذن الإضافة ثم يقوم متخصص خدمة العملاء بإستلام الصنف.
9. ثم يقوم متخصص خدمة العملاء بكتابة تاريخ اليوم و كود الفرع و تاريخ الصلاحية و مطابقة العدد الموجود بالفعلي مع الموجود بالإذن وكذلك الكود.
10. فى حالة خروج أوردر تتم كتابة رقم الأوردر على الإذن ومتابعته على الجهاز لمطابقة الصنف الموجود بالأوردر الموجود بالفرع.
11. تستكمل عملية البيع بأى من الطرق الأخرى (نقدى – توصيل)

وارد مخزن (فى حالة عدم وجود الصنف فى الفروع)

1. فى حالة عدم وجود الصنف فى الفروع يقوم متخصص خدمة العملاء بعمل EXCEL SHEET ) Special Order – العواجل)
2. ثم يقوم متخصص خدمة العملاء بإرسالها إلى المخزن بالأصناف الغير متوفرة فى اليوم.
3. فى الحالة الطبيعية يتم إرسال التحويلات مع الطلبية و فى حالة الطوارئ يقوم فرد الدليفري بإحضار الأصناف بنفسه من المخزن.

صادر الفرع (إستقبال تليفون من الفرع الطالب لتحويل صنف إليه للتأكيد على الصنف المطلوب)

1. يتم إستقبال إذن التحويل المرسل مع الدليفري من الفرع الطالب للتحويل.
2. يتم تحضير الأصناف المطلوبة والتأكد من تاريخ الصلاحية و جودة المنتج.
3. عمل تسجيل إذن التحويل الصادر و الوارد ويتم إعداد إذن الإضافة وتسجيله.
4. يتم إرسال الصنف مع إذن الإضافة موقّع من متخصص خدمة العملاء مع الدليفري.